home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / business / irwin.zip / INST1.PAK / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1996-03-28  |  24KB  |  571 lines
  1.                                     
  2.                                   IRWIN
  3.                   Inventory Reconciliation for WINdows
  4.                                                       
  5.                                     
  6.                               USER'S GUIDE
  7.                                     
  8.                                     
  9.                            Copyright (C) 1996
  10.                      English Mountain Software, Inc.
  11.                            ALL rights Reserved
  12.  
  13.  
  14.                    Published by Spirit7 Software, Ltd.
  15.                             1750 Kingdom Way
  16.                            Newport, TN  37821
  17.                                     
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                             LIMITED WARRANTY
  23. This software and reference material is sold "as-is" without
  24. warranty as to their performance. The entire risk as to the
  25. performance and results obtained  from the use of this program
  26. are assumed by the user. However, to the original purchaser only,
  27. the publisher warrants the magnetic media on which the program is
  28. recorded to be free of defect in material and workmanship for a
  29. period of thirty (30) days from the date of purchase.
  30.  
  31.                                     
  32.                            
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38. INTRODUCTION
  39.      This "guide" or on-line manual is available to familiarize
  40. you with the basic functions of the program. It can be printed
  41. from the menu options available as it is viewed. In addition, we
  42. have enabled you to edit the document in order to add or expand
  43. upon any topic you feel will benefit you or other users.
  44.      You can search for any topic (or other test) in the guide by
  45. pressing the right mouse button as the document is being viewed,
  46.  
  47.  
  48. DEMO DATA
  49.      The program includes a demo data base of approximately 35
  50. records. This data base is provided so that you can experiment
  51. with the various program functions. Once you are ready to begin
  52. entering your own data, select the "File" menu option and
  53. "Delete" the inventory data base then "Pack" the data base.    
  54.  
  55.  
  56. THE MENUS
  57.      The menu bar at the top of the screen varies according to
  58. the window that is open. A little experimentation should make
  59. these functions obvious. The "Main Menu" contains the following
  60. options:
  61.  
  62. 1. File: Options to reindex, delete, recall, and pack each of the
  63. system data bases.
  64.      A. Reindex: This is a "housekeeping" function which can be
  65. used to rebuild the index files associated with each data base.
  66. Reindexing is not normally required because the program maintains
  67. the indexes automatically. However, if "corruption detected"
  68. errors occur, this function may correct the problem. If you are
  69. unable to "find" a record that you know is in the data base,
  70. reindexing may help.
  71.      B. Delete: This option will delete all records in the
  72. selected data base. Deletion does not actually remove the record
  73. but causes it to be ignored by the program as if it were. Deleted
  74. records can be recalled until they are packed.
  75.      C. Recall: This function "recalls" all deleted records.
  76.      D. Pack: This function permanently removes all deleted
  77. records. It is recommended to print a "Deletion Report" before
  78. packing in order to have a hard copy record of deleted records.
  79.      NOTE: It is desirable to pack the inventory data base
  80. occasionally to remove deleted records. A large accumulation of
  81. deleted records will effect the performance of the program. Print
  82. a deletion report first to confirm the removal of deleted
  83. records.
  84.  
  85. 2. Edit: options to edit each of the system data bases.
  86.  
  87. 3. Utilities: The utility options include functions to initialize
  88. the sales history, set the default costing method, and set the
  89. starting value for the order number.
  90.      A. Initialize Sales History: This function will reset the
  91. "sold", "total received" and "returned" fields for each record.
  92. The values in these fields is automatically maintained by the
  93. program and can be edited as well as initialized.
  94.      B. Edit Order Number: This function sets the starting value
  95. for the order number that is automatically assigned to inventory
  96. order sessions. This order number can be set manually for each
  97. item during the manual order process but if no order number is
  98. specified, the order number will be supplied and incremented with
  99. each new order session (auto or manual).
  100.  
  101. 4. Reports: Each of the available system reports is listed here.
  102. Please consult the appendices for more info about report
  103. generation.
  104.  
  105.  
  106. SPEED SEARCH
  107.      The Speed Search option will enable you to quickly locate
  108. records by item, description, vendor, alternate vendor,
  109. manufacturer, or cross reference. If a search is successful, the
  110. Browse window will open so that you can isolate duplicate item
  111. numbers, serial numbers, or location codes.
  112.      
  113.  
  114. FILTERS
  115.      The filter function is a very powerful option that will
  116. enable you to segment the data base according to the filter
  117. criterion.
  118.      The acceptable filter operators are :
  119.      1. .and.   and
  120.      2. .or.    or
  121.      3. str()   converts numeric to character
  122.      4. val()   converts character to numeric
  123.      5. =       equals
  124.      6. <>      does not equal
  125.      7. >       is greater than
  126.      8. <       is less than
  127.      9. dtoc()  date to character
  128.      10. ctod() character to data
  129.  
  130.      Filters act on one or more field according to the filter
  131. conditions. The following examples illustrate the use of filters
  132. and the operators used to link two or more fields or expressions.
  133.      1. vendor="NORVA"
  134.      isolates all records where the vendor is NORVA.
  135.      2. vendor="NORVA" .and. mfgr="TEC"
  136.      isolates all records where the vendor is NORVA and the
  137. manufacturer is TEC.
  138.      3. vendor="NORVA" .or. mfgr="TEC"
  139.      isolates all records where the vendor is NORVA or the
  140. manufacturer is TEC.
  141.      4. cost>100.00 .and. cost<200.00
  142.      isolates all records where the cost is between 100.00 and
  143. 200.00
  144.      5. vendor="NORVA" .and. str(cost)>100.00
  145.      isolates all records where the vendor is NORVA and the cost
  146. is greater than 100.00 ("<" indicates less than) Notice the use
  147. of the "str" function to convert the numeric field (cost) to a
  148. character field. Filters must be expressed in all character or
  149. all numeric (val) data.
  150.      To set a filter, highlight an existing filter condition or
  151. add a new filter condition by pressing the right mouse button and
  152. select "Add Records".
  153.      Once set, the filter will remain in effect until you clear
  154. it and will effect all program functions such as searches, report
  155. generation and browses.
  156.    
  157.      
  158. SELLING INVENTORY
  159.      Click on the "SL" button to open the "sell window". Once the
  160. window is open, enter the reference number and quantity to sell
  161. for the desired item(s). You may press the right mouse button and
  162. select "Find Record" to locate the item you wish to sell (or
  163. press Atl+F).  After entering the reference number (optional) and
  164. quantity sold for each item, close the window to process the
  165. transactions.
  166.  
  167.  
  168. ORDERING INVENTORY
  169.      Inventory may be ordered automatically or manually. 
  170.      The auto order function will compare the count to the
  171. minimum and will order whatever quantity is necessary to bring
  172. the count to the maximum.
  173.      The manual order function will allow you to order any item
  174. regardless of the count.
  175.      If you do not specify an order number for the order, the
  176. system will supply it automatically. The order number will be
  177. automatically incremented each time it is used and may be reset
  178. in the "utility" menu.
  179.                                     
  180. RECEIVING INVENTORY
  181.      Inventory may be received automatically or manually.
  182.      The auto receive function will receive all inventory that
  183. has been ordered using the specified costing method for each
  184. item. You may set a filter and auto receive only those records
  185. which meet the filter criterion. For example, you might set a
  186. filter for a single order number and auto receive all items on
  187. order under that number. WARNING: if you set a filter for auto
  188. receive, you must clear the filter before printing an order
  189. report!
  190.      Manually received inventory can be received item by item and
  191. the costing method can be specified separately for each item if
  192. desired. If a quantity less than the quantity ordered is
  193. received, the difference is expressed as a backorder.
  194.  
  195.  
  196. ADDING AND EDITING  INVENTORY
  197.      To create a new record or edit an existing record, click on
  198. the "ADD/EDIT" button. You are now in "edit" mode and may edit
  199. any of the existing records. 
  200.      To add new records, press the right mouse button and select
  201. "Add  Records" (or press "Ctrl+A"). The last record entered will
  202. be copied into the newly created record. This feature allows you
  203. to enter a succession of records by changing only the necessary
  204. fields from one record to the next. for example, if you are
  205. entering a series of serialized inventory items, you need change
  206. only the serial number field in the newly created record. 
  207.      To add a memo for the new record, double click on the memo
  208. icon in the "comments" field.
  209.      To save the new record once it is entered, simply close the
  210. window.
  211.      1. ITEM: Alpha numeric/15 
  212.      The item number is the "key" field for the system. Assign
  213. unique item numbers for each record and avoid duplicated unless
  214. the serial number or location fields are different for the
  215. duplicates.
  216.      2. SERIAL: Alpha numeric/15 
  217.      Must be unique for each item. Therefore, if the item is
  218. "serialized", the count, minimum, and maximum must be "0" or "1". 
  219.      3. DESCRIPTION: Alpha numeric/25 
  220.      4. MFGR: Alpha numeric/5 
  221.      5. MODEL: Alpha numeric/8 
  222.      6. LOCATION: Alpha numeric/8 
  223.       The location code usually consists of two groups of
  224. designator. The first group represents the building or warehouse
  225. for the item location while the remaining six characters
  226. represent the "bin" location in that warehouse. For example, the
  227. location code might be "14-A45". This code would represent
  228. warehouse number 14, first floor, rowA, bin 5.
  229.      7. STD_PACK:  Numeric/5 
  230.      This is the standard packaging for the item. For example, if
  231. the item number refers to a package of six and the pricing is
  232. for this package, the std_pack would be "6". If the pricing is
  233. for a single item, the std_pack would be "1" and the count should
  234. reflect the total number of such single items.
  235.      8. COUNT: Numeric/5
  236.      9. COST: Numeric/5.3
  237.      10. RETAIL: Numeric/5.3
  238.      11. WHOLESALE: Numeric 5.3
  239.      12. MAXIMUM: Numeric/5
  240.      13. MINIMUM: Numeric/5
  241.      14. TAXABLE: Logical/T or F or Y or N
  242.      15. VENDOR:Alpha numeric/17
  243.      16. ALT VENDOR: Alpha numeric/17
  244.      17. DEPARTMENT: Numeric/2
  245.      18. CROSS REF: Alpha numeric/15
  246.      This field lists an item number that can be substituted for
  247. the primary item number.
  248.      19. SUPERSEDE: Alpha numeric/15
  249.      This field is used to indicate an item number that has
  250. superseded the primary item number.
  251.      20. COMPOSITE: Logical
  252.      This field designates the item as a "composite". Composites
  253. are inventory items that are made-up of other inventory items. An
  254. example would be a box of bandaids. The box would be a composite
  255. and the individual types of bandaids in the box would be
  256. "composite members". When the box is sold, the individual
  257. composite members would be sold in the quantities designated.
  258. (refer to the discussion of the "composites Browser" for
  259. additional details.
  260.      21. LAST RECD: Date
  261.      22. SOLD: Numeric/8
  262.      The "sold", "total recd", and "returned" fields make-up the
  263. sales history for this item. These fields can be edited but are
  264. automatically maintained by the program.
  265.      23. TOTAL RECD: Numeric/8
  266.      This is the total number of this items which has been
  267. received into inventory.
  268.      24. RETURNED: Numeric/8
  269.      This is the total number of this item which has been
  270. returned (defective). This field is not used in the stand-alone
  271. inventory program but is automatically maintained when the
  272. program is integrated into the complete point-of-sale system.
  273.      25. ORDERED: Numeric/5
  274.      The "ordered" , "received", and "backorder" fields make-up
  275. the order history for this item. These fields can be edited but
  276. are automatically maintained by the program.
  277.      26. RECEIVED: Numeric/5
  278.      27. BACKORDER: Numeric/5
  279.      28. COMMENTS: Memo
  280.      NOTE: Certain rules apply to the data being entered in these
  281. fields:
  282.      1. If the item is serialized, and the count is "0", the
  283. count
  284. will be replaced with "1"
  285.      2. If the maximum is "0" and the count is "0", the count
  286. will be replaced with "1"
  287.      3. If the maximum is less than the minimum and the maximum
  288. is greater than "0", the maximum will be replaced with the
  289. minimum.
  290.      4. If the composite id "T" and the item has a superseding
  291. number, the composite will be replaced with "F".
  292.      5. If the count is less than the minimum, the item will be
  293. added to the re-order report.
  294.      6.If the count is greater than or equal to the minimum and
  295. the maximum is greater than "0", the item will be removed from
  296. the order report.
  297.      7. If the count is less than or equal to "0" and the
  298. maximum="0", the item will be deleted (not packed).
  299.      8. If the item is a composite (composite="T"), the
  300. composite data base will be searched and if the composite 
  301. is found to be the composite member of another composite, the
  302. composite field will be changed to "F".
  303.  
  304.  
  305. THE BROWSERS
  306.      The browsers will enable you to browse (add/edit) each of
  307. the data bases in the system. Press the right mouse button to
  308. find a specific item.
  309.  
  310.  
  311.  
  312. TECHNICAL SUPPORT
  313.      You must register your program with English Mountain
  314. Software to be eligible for technical support! If you purchased
  315. your program directly from S7S, you are automatically registered.
  316. If you purchased it from any other source, you must send us the
  317. completed registration form provided with the package in order to
  318. become registered.
  319.      There are two levels of support available. Standard Support
  320. and Extended (BBS) Support. They are discussed below. 
  321.  
  322. STANDARD PRODUCT SUPPORT
  323.      Standard Product Support is unlimited and free of charge to
  324. the registered user. You may contact our support department with
  325. questions regarding the operation of the program or with any
  326. other difficulty you may encounter with its use. Support is
  327. available through any of the four channels listed below.
  328.  
  329. 1. Telephone:
  330. (423) 625-9866
  331. Telephone support is available from 9:00 am to 4:30 pm (est). It
  332. is unlikely that we will return calls for tech support, however,
  333. we are normally available during the hours listed above and you
  334. should have no difficulty reaching us.
  335.  
  336. 2. Mail:
  337. English Mountain Software, Inc.
  338. 1750 Kingdom Way
  339. Newport, TN  37821
  340.  
  341. 3. Compuserve electronic mail:
  342. PPN # 73530,3234
  343.  
  344. 4. Internet:
  345. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  346.  
  347. 5. Fax
  348. (423) 625-9866
  349.  
  350. EXTENDED PRODUCT SUPPORT
  351.      Extended Support is available for an annual fee of $75.00
  352. and includes access to the Extended Support Library in our
  353. support BBS. This library provides continuously updated versions
  354. of our products and associated documentation assuring you of the
  355. latest in terms of both features and bug-fixes.  In addition, the
  356. BBS serves as a electronic mail box for passing custom
  357. programming or other special files.
  358.      The BBS also includes a large library of Association of
  359. Shareware Professionals  (ASP) approved shareware which you may
  360. download at no additional cost! We update these libraries on a
  361. continuous basis and are an ASP approved BBS.
  362.      Give it a try! (703) 949-4464
  363.  
  364.  
  365.      We will endeavor to support our users in the most
  366. professional and thorough manner. If you find a "bug" or simply
  367. need assistance in using the software, please contact us
  368. immediately. We will accept collect calls only if the problem
  369. involves a "bug" or anomaly.
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374. PROGRAM OPTIONS
  375.      1. Crystal Reports option: Crystal Reports combines the
  376. ease-of-use of a leading Windows based application with report
  377. design and data analysis features to make reporting tasks highly
  378. efficient. You can sort and subtotal in just one step, sort on
  379. groups, export reports to many file formats, distribute reports
  380. via integrated e-mail and much more...
  381.  
  382.      2. Bar code option: IRWIN is capable of reading and writing
  383. bar codes with the optional bar code module. Contact EMS for
  384. additional details.
  385.  
  386.  
  387. CUSTOMIZING IRWIN
  388.      We  will make custom changes to the IRWIN program to suit    
  389. you  specific  needs. These changes can include  such things  as
  390. special  report  generation, screen design, and  even data base
  391. structure modifications. The cost for such changes usually ranges
  392. from $50.00 to 250.00. If you would like to  adapt this  software
  393. to  your exact needs, we will be happy to give you an  estimate. 
  394.      Here are some thing to keep in mind if you are considering
  395. custom changes to the IRWIN program...
  396.  
  397.      1. Review the system thoroughly enough to know all of the    
  398. changes  you  will require. Although changes can be made  at  any
  399. time  and as often as necessary, it is frequently less  expensive
  400. to do all modifications at one  time.
  401.  
  402.      2.  Make up mock reports showing all report headings  and
  403. any totals you wish to calculate. The report designs should be as
  404. complete as possible. We will make every effort to duplicate your
  405. design.
  406.      EMS charges $25 for each custom report. Alternatively, you
  407. may purchase the Crystal Reports software which will enable you
  408. to create custom reports, labels, and more. Contact EMS for
  409. details.
  410.  
  411.  
  412.  
  413. REGISTRATION
  414. Thank you for the opportunity to demonstrate IRWIN. If
  415. you decide to use this software beyond the evaluation period (60
  416. days), you must register your copy with English Mountain Software 
  417. The registration fee is $85.00 FOR EACH COPY IN USE.
  418.      
  419. These are the benefits of registering the software...
  420.              
  421. 1. You will receive a registered copy of the CURRENT version of
  422. IRWIN and you will be added to our mailing list so that
  423. you are assured of receiving upgrades, revisions, and new product
  424. information. UPGRADES ARE FREE TO REGISTERED USERS.
  425.  
  426. 2. Your registered program includes the BDE configuration
  427. utilility. With this utiltiy you will be able to read data files
  428. from other systems such as Paradox. The utiltiy also enables you
  429. to inport and export data to and from ASCII files.
  430.  
  431. 3. You will be able to purchase the "Chrystal Reports" Windows
  432. report writer at a special discount price.
  433.  
  434. 4. You will become eligible to receive unlimited FREE telephone
  435. support as outlined in the appendix to the Manual (Manual.doc).
  436.  
  437. 5. We will make custom changes to registered software as outlined
  438. herein.
  439.  
  440. 6. If you discover a "bug" or anomaly in the  software, we will
  441. attempt to resolve the problem within 5 days from the  date that
  442. we receive the notice of the bug.
  443.  
  444. 7. It's the right thing to do! Shareware is a distribution method
  445. NOT a type of software. We encourage you to copy this program
  446. (shareware version) and distribute it to anyone you feel would
  447. benefit from it's use. However, if you plan to use the program
  448. beyond the evaluation period, please register your copy with S7S.
  449. This is not "FREE" software in any sense of the word. We depend
  450. upon the honesty and integrity of those who use this software in
  451. order to continue to provide the top quality software in this
  452. "try before you buy" format.
  453.  
  454. 8. It's the law! Shareware is copy righted software just like any
  455. you would purchase form a retail store. English Mountain Software
  456. is a member of the association of Shareware Professionals. For
  457. more information about shareware or the ASP, please contact the
  458. ASP:
  459.  
  460. Association of Shareware Professionals
  461. Jan Abbot, Executive Director
  462. 545 Grover Road
  463. Muskegon, MI  49442-9427
  464. 616-788-5131 (phone)
  465. 616-788-2765 (fax)
  466.  
  467.  
  468.  
  469. HOW DO I REGISTER?
  470. 1. You may order with MC, VISA, AMEX, or DISCOVER from the Public
  471. (Software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  472. FAX to 713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470. You can also
  473. mail credit card orders to PsL at PO Box 35705, Houston, TX
  474. 77235-5705
  475.  
  476. 2. You may register IRWIN on Compuserve (GO SWREG).
  477.  
  478. 3. You may order via E-Mail: 73530.3236@compuserve.com or
  479. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  480.  
  481. 4. You may Complete the following registration form and send it
  482. to EMS along with the registration fee or use the "REGISTER"
  483. button in the program to complete and print the form.
  484.  
  485. 5. You may call our order processing dept at 1-800-450-4661
  486. (orders only, please).
  487.  
  488.  
  489.  
  490. ORDER FORM/INVOICE 
  491. Please  complete this form and return to the address below.
  492. Enclose a check in the amount indicated on the completed invoice.
  493.                     
  494. YOUR NAME:_______________________________________________________
  495.              
  496. BUSINESS NAME:___________________________________________________
  497.                                    
  498. ADDRESS:_________________________________________________________ 
  499.                      
  500. CITY:________________________________ ST:______ ZIP:_____________ 
  501.                      
  502. PHONE:_______________________________
  503.                      
  504. NAME OF PRODUCT:_IRWIN____ SERIAL NUMBER:__________VERSION:_1.02_ 
  505.                       
  506. WHERE DID YOU OBTAIN YOUR COPY OF THIS SOFTWARE?:________________
  507.            
  508. PLEASE INDICATE THE DISKETTE SIZE REQUIRED: ____3 1/2  ____ 5 1/4 
  509.                      
  510. ____ IRWIN registration................. $85.00 ea $_____________
  511.              
  512.                      
  513. ____ BBS Extended Support (1st year).....$75.00 ea $_____________
  514.              
  515. Tennessee residents add .065% sales tax ...........$_____________
  516.        
  517. TOTAL DUE:.(US Funds only, please).................$_____________
  518.  
  519.                      
  520. Please make cecks, etc. payable to :
  521. English Mountain Software, Inc.
  522. 1750 Kingdom Way
  523. Newport, TN  37821
  524. (423) 625-9866
  525.      
  526.      
  527. CREDIT CARD ORDERS
  528. You can order with MC, VISA, AMEX, or DISCOVER from the Public
  529. (Software) Library by calling 800-242-4775 or 713-524-6394 or by
  530. FAX to 713-524-6398 or by CIS E-mail to 71355,470. You can also
  531. mail credit card orders to PsL at PO Box 35705, Houston, TX
  532. 77235-5705
  533.  
  534.  
  535.  
  536. SITE LICENSE
  537.      A site license is an inexpensive way for more than one
  538. person to legally use one copy of a program on more than one
  539. computer at a time. Site licenses are designed for companies,
  540. offices or  workgroups where more than one person in the
  541. organization needs to use a product, but does not need additional
  542. manuals or disks. Site licensing enables companies, departments,
  543. government agencies, etc., to equip their personnel with the
  544. tools they need at a minimal cost.           
  545.      Here's how it works: The company purchasing a site license
  546. (the licensee) provides a single point of contact for shipping,
  547. technical support, upgrades, etc., and we (the licensor)  provide 
  548. a  "golden master" of the diskettes, manual, and any other  parts 
  549. of the package. These "masters" may be copied and distributed
  550. according to the terms of the site license.
  551.      If you are interested in a site license, please contact  us
  552. during normal business hours for additional information.      
  553.   
  554. English Mountain Software
  555. 1750 Kingdom Way
  556. Newport, TN  37821
  557.   
  558. phone and fax
  559. (423) 625-9866
  560. support BBS
  561. (423) 625-0376
  562. Compuserve PIN
  563. 73530,3236
  564. Internet
  565. http://ourworld.compuserve.com/homepages/spirit7
  566.             
  567.              
  568.    
  569.      
  570.      
  571.